Dans ce tutoriel, je vous guiderai étape par étape dans la création de votre premier produit sur OrderStock Pro.
Formulaire de création de produit
Pour créer un produit, rendez-vous dans OrderStock > Produits, puis cliquez sur « Ajouter un produit ». Vous accéderez alors à un formulaire où vous devrez renseigner plusieurs champs importants. Ces champs détermineront la quantité OrderStock calculera automatiquement lors de vos commandes auprès de vos fournisseurs.
Le premier champ concerne la période de réapprovisionnement, qui correspond au nombre de jours à couvrir lors de la commande de ce produit ou de cette matière première. Dans cet exemple, j'ai indiqué 30 jours pour la farine de blé. Nous verrons plus loin qu'il est possible de choisir une autre méthode d'estimation : le stock de sécurité. Nous y reviendrons.
Ensuite, vous devez saisir la quantité estimée de vos ventes journalières (ou la consommation journalière estimée de votre matière première). Par exemple : 1 kg de farine de blé utilisé chaque jour.
Vous pouvez également saisir le stock actuel dans la fiche produit. Ensuite, spécifiez l'unité de conditionnement (kg, unité, litres, etc.) et la quantité par conditionnement (par exemple, 1 kg ou 5 kg par conditionnement).
Vous pouvez définir une quantité maximale à ne pas dépasser, indépendamment du besoin théorique calculé par OrderStock . Vous pouvez également définir la précision décimale et le taux de TVA.
Enfin, vous pouvez choisir une catégorie et un fournisseur. Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, vous pourrez tout de même passer commande, mais celle-ci ne sera attribuée à aucun fournisseur. Cela vous permet, par exemple, de créer une liste de courses.
Méthode de calcul basée sur la période de réapprovisionnement
À ce stade, la méthode de calcul par défaut utilisée pour déterminer la quantité à commander est la suivante :
Quantité commandée = (Délai de réapprovisionnement × Quantité consommée quotidiennement) – Stock actuel
Par exemple, si vous consommez 1 kg de farine de blé par jour, que vous souhaitez couvrir 30 jours avec votre commande et que vous disposez actuellement de 1 kg de farine de blé en stock (stock que vous ou votre personnel avez préalablement enregistré lors de l'inventaire régulier), OrderStock calculera automatiquement la quantité de farine de blé nécessaire comme suit :
(30 jours × 1 kg) – 1 kg = 29 kg
Méthode de calcul basée sur le seuil critique et le stock cible
Sur la page produit, vous avez deux options pour la méthode de calcul de la commande :
- Le mode prévisionnel (celui que nous venons de voir ci-dessus, basé sur une période de réapprovisionnement à couvrir)
- Le mode de seuil critique (basé sur un seuil critique qui déclenche la commande)
Le mode par défaut est celui défini dans les paramètres généraux d’ OrderStock. Vous pouvez toutefois choisir un mode différent pour chaque produit.
Ainsi, si vous décidez que la farine de blé ne doit être commandée que lorsque le stock actuel descend en dessous d'un certain seuil, vous pouvez sélectionner le mode « Seuil critique ». Une fois le seuil critique et le stock cible définis, OrderStock estimera la quantité à commander auprès du fournisseur à l'aide de la formule suivante :
Quantité commandée = Stock cible – Stock actuel
Cette estimation ne sera déclenchée que si le stock actuellement saisi par votre équipe est inférieur au seuil critique. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les produits non périssables ou peu périssables.
